Neue Kolleginnen und Kollegen sollen sich ab dem ersten Tag zurechtfinden. Dafür brauchen sie viele Informationen auf einmal: Wer ist wer, welche Tools gibt es, wie läuft der Urlaubsantrag, was gilt beim Arbeitsschutz? Videos helfen, weil sie dieselbe Information für alle gleich gut erklären, egal an welchem Standort und zu welcher Uhrzeit. Hier liest du, wie du Onboarding-Videos mit KI in sieben Schritten produzierst, mit Beispielen aus mint.
Schritt 1: Die Onboarding-Reise skizzieren
Bevor du einen Film planst, skizziere den Weg der neuen Person: vom unterschriebenen Vertrag über den ersten Tag bis zum Ende der Probezeit. Wo immer wieder dieselben Fragen auftauchen, hilft ein Video.
Typische Momente sind:
- Vor dem ersten Tag (Preboarding): Was erwartet mich, was bringe ich mit, wo melde ich mich?
- Erster Tag: Begrüßung, Werte, Ansprechpersonen, Ablauf der ersten Woche.
- Erste Woche: Tools, Zugänge, wichtige Prozesse.
- Erste Monate: Weiterbildung, Feedbackgespräche, Benefits.
Frag am besten die Kolleginnen und Kollegen, die zuletzt angefangen haben. Sie wissen am genauesten, was ihnen gefehlt hat.
Schritt 2: Eine Serie statt eines langen Films planen
Ein Onboarding-Film, der alles erklärt, ist schnell zehn Minuten lang und veraltet mit dem ersten neuen Tool. Eine Serie aus kurzen Filmen ist leichter zu schauen und leichter zu pflegen.
| Film | Zeitpunkt | Inhalt | Richtlänge |
|---|---|---|---|
| Willkommen bei uns | vor dem ersten Tag | Gruß, Ablauf des ersten Tages, Anfahrt | 60–90 Sekunden |
| Wir in Zahlen | erster Tag | Standorte, Teams, Geschichte, Werte | 60 Sekunden |
| Deine Tools | erste Woche | Zugänge, wichtigste Anwendungen | 2–3 Minuten |
| Wer hilft bei was | erste Woche | Ansprechpersonen und Kanäle | 60 Sekunden |
| Sicher arbeiten | erste Woche | Arbeitsschutz, Datenschutz, Compliance | 3–5 Minuten |
| So läuft es bei uns | erste Monate | Urlaub, Reisekosten, Zeiterfassung | je 90 Sekunden |
Die Richtlängen sind Orientierungswerte. Mehr dazu im Artikel Wie lang sollte ein Erklärfilm sein?.
Beispiel: Nordwerk, ein erfundener Maschinenbauer mit 4.000 Mitarbeitenden, schickt neuen Kolleginnen und Kollegen eine Woche vor dem Start den Willkommensfilm per E-Mail. Am ersten Tag folgen „Wir in Zahlen“ und „Deine Tools“ im Intranet, die Prozessfilme liegen im LMS.
Schritt 3: Das Design einmal festlegen
Eine Serie wirkt nur dann als Serie, wenn alle Teile gleich aussehen. Dafür legst du einmal einen Motion-Styleguide an. mint übernimmt dein Corporate Design aus Website, Präsentation, Bildern oder einem Video, mit Farbwelt, Schriften, Formensprache, Layouts und Bewegungsprinzipien. Danach entsteht jeder Film aus einem Briefing im gleichen Design.
Im Brand Kit legst du fest, was jeder Onboarding-Film gemeinsam hat: Intro und Outro, Logos, die Stimme je Sprache, Musik und ein Aussprache-Lexikon für Firmen-, Standort- und Toolnamen. So klingt die sechste Folge wie die erste.
Schritt 4: Vorhandenes Material sammeln
Für das Onboarding gibt es meist schon viel Material: das Onboarding-Handbuch, die Begrüßungspräsentation, Fotos von Standorten und Teams, Bildschirmaufnahmen der wichtigsten Tools. Sammle es pro Film in einem eigenen Ordner.
- Dokumente wie PDF oder DOCX gibst du über den Chat-Agenten in den Film.
- Fotos und Videos lädst du als PNG, JPG, WebP, MP4, MOV oder WebM hoch. mint verarbeitet sie im Markendesign.
- Standortfotos lassen sich per Bild-zu-Video in Bewegung setzen, etwa für einen langsamen Schwenk über den Empfang.
- Folien der Begrüßungspräsentation können als Layout-Vorlagen in den Styleguide einfließen.
Tipp: Zeig echte Orte und echte Menschen, wo es geht. Ein Foto vom Empfang oder von der Kantine hilft neuen Kolleginnen und Kollegen mehr als ein allgemeines Symbolbild. Hol für Personenfotos die Einwilligung ein.
Schritt 5: Für jeden Film ein Briefing schreiben
Jeder Film der Serie bekommt ein eigenes, kurzes Briefing mit Kernbotschaft, Einstieg, Ziellänge, No-Gos und Quellen. Die Kernbotschaft für „Deine Tools“ könnte lauten: „In der ersten Woche brauchst du drei Tools, und so bekommst du die Zugänge.“ Ein typisches No-Go im Onboarding sind Abkürzungen, die nur Langjährige kennen.
Beim Sprechertext entscheidest du, ob mint ihn wörtlich übernimmt, glättet oder frei formuliert. Für Willkommensfilme darf der Ton persönlich sein. Für Sicherheitsthemen wählst du „wörtlich“, damit kein Wort verändert wird. Eine Vorlage findest du im Ratgeber Film-Briefing schreiben.
Schritt 6: Sprecher und Ton festlegen
Wähle für die ganze Serie eine Stimme und bleib dabei. Die KI-Stimmen von ElevenLabs sprechen bei mint motion design Deutsch, Englisch und Französisch, mit Emotion und Betonung. Für einen Willkommensfilm kann auch eine eigene Aufnahme passen, etwa von der Geschäftsführung oder der künftigen Teamleitung. Die lädst du einfach hoch. Musik kommt als KI-Musik oder eigene Markenmusik dazu und wird unter dem Sprecher automatisch leiser. Untertitel gibt es als SRT-Datei.
Arbeitet dein Unternehmen international, plane je Sprache eine eigene Fassung ein, denn bei motion design wählst du die Sprache je Film. Mehr zu Stimmen und Musik unter KI-Stimmen und Musik.
Schritt 7: Prüfen, freigeben und aktuell halten
Den ersten Entwurf schärfst du im Regie-Chat mit dem KI-Agenten nach, etwa „Szene 2 kürzer, die Ansprechperson mit Foto zeigen“, oder direkt im Editor. Die automatische Qualitätsprüfung achtet auf Textüberlauf, Mindestschriftgröße, Lesezeit, Ränder und Farbsprünge. HR, IT und Arbeitsschutz kommentieren mit Zeitmarke, und die Fassungen V1, V2 und V3 bleiben nachvollziehbar. Mehr zum Ablauf unter Zusammenarbeit und Freigaben.
Exportiert wird als MP4 in Full HD, in 16:9, 9:16 und 1:1. Das MP4 lädst du dort hoch, wo deine neuen Kolleginnen und Kollegen ohnehin sind: im Intranet, im LMS oder in der Onboarding-Software.
Für die Pflege legst du je Film eine verantwortliche Person fest und prüfst die Serie in festen Abständen, zum Beispiel jedes Quartal. Weil jede Folie bearbeitbar bleibt, tauschst du eine neue Ansprechperson oder ein neues Tool aus, ohne den Film neu zu produzieren.
Typische Fehler bei Onboarding-Videos
- Ein Film für alles. Ein zehnminütiger Rundumfilm wird einmal geschaut und dann vergessen. Kurze Filme zum richtigen Zeitpunkt wirken besser.
- Imagefilm statt Orientierung. Neue Kolleginnen und Kollegen haben den Vertrag schon unterschrieben. Sie brauchen Antworten auf praktische Fragen und keine Werbung.
- Interne Sprache. Abkürzungen, Teamnamen und Toolnamen ohne Erklärung verwirren am ersten Tag mehr, als sie helfen.
- Veraltete Ansprechpersonen. Besonders schlecht wirkt ein Film, der auf jemanden verweist, der das Unternehmen längst verlassen hat.
- Keine Verbindung zum persönlichen Onboarding. Die Videos ergänzen das Gespräch mit Führungskraft und Team, damit es nicht mit Standardfragen beginnen muss.
Checkliste für deine Onboarding-Serie
- Onboarding-Reise mit den häufigsten Fragen skizziert
- Filmliste mit Zeitpunkt, Inhalt und Richtlänge erstellt
- Motion-Styleguide und Brand Kit mit Intro, Outro und Stimme angelegt
- Material je Film gesammelt, Einwilligungen eingeholt
- Briefing je Film mit Kernbotschaft und No-Gos geschrieben
- Fachliche Prüfung durch HR, IT und Arbeitsschutz eingeplant
- Ausspielort und Verantwortliche für die Pflege festgelegt
Weitere Ideen findest du auf den Seiten Onboarding-Videos erstellen, Videos für HR und Recruiting und Videos für die interne Kommunikation.